rakumo ボードでは、ポストについて、2種類のメール通知が行われます。
それぞれの通知について、通知タイミングと通知先をご案内します。
A. 公開通知
ポストが投稿されたこと、またはポストが編集されたことをメールで通知することができます。
ポストの投稿者は、ポストの投稿時または編集時に、通知有無と、通知範囲を選択・指定することができます。
通知タイミング
- ポストの公開が行われたとき
- ポストの更新（編集）が行われたとき
通知の設定方法
- ポストの投稿・編集画面で、「公開通知」欄の「通知を設定する」にチェックを入れ、通知範囲※1を選択します。
- 「この内容でポストする」をクリックします。
- ポストの更新を行う場合は、更新を通知するかどうかを選択できます。
※1 各ボードの編集画面で、管理者が通知先の初期値を設定することができますが、投稿者は初期値を任意の値に変更できます。
通知先（対象者）
通知対象者は、通知の設定時に選択・指定された内容によって異なります。
a. 「閲覧可能なユーザー全員に通知する」を選択した場合
次の 3 点をすべて満たすユーザーのメールアドレスに対してのみ、通知が行われます。※2
- ボードのライセンスを割り当てられている
- ポスト投稿先のボードを閲覧できる権限を持っているユーザー
- ユーザーの表示状態が[表示中]となっている
※2 例えば、ライセンスあり、閲覧権限ありでも、ユーザーの表示状態が[非表示]の場合には、公開通知は行われません。
b.「指定したメールアドレスに通知する」を選択した場合
- 指定した、組織内のユーザーアドレス または グループアドレス※3,※4,※5,※6
※3 「閲覧可能なユーザー全員に通知する」とは異なり、ライセンスの有無やアクセス権限の有無、ユーザーの表示状態には左右されません。
※4 ボードライセンスを持っていない人や、投稿先ボードへのアクセス権限がない人のアドレスを指定した場合も、通知が送信されます。
※5 ドメインの異なるアドレス（組織外のアドレス）を指定して送信することはできません。ただし、指定した組織内グループアドレスのメンバーに組織外のユーザーを含む場合、外部ユーザーにも通知が送信されてしまいますので、ご注意ください。
※6「通知するユーザーを選択する」の選択リストには、「ボードのライセンスを割り当てられている」かつ、「ユーザーの表示状態が[表示中]となっている」ユーザーが表示されます。投稿先のボードへのアクセス権限を持っていないユーザーも選択リストに表示されるため、ご注意ください。
B. アクション通知
ユーザーがポストにコメントやグッジョブ！を行なったことをメールで通知します。
アクション通知は、通知先の条件を満たしたユーザーに対して、rakumo ボードから自動的に送信されます。
通知タイミング
- ポストへグッジョブ！が行われたとき
- ポストへコメントが行われたとき
通知先（対象者）
- コメントまたはグッジョブ！を受けたポストの投稿者（※7）
- コメントまたはグッジョブ！を受けたポストに対して、過去にコメントやグッジョブ！を行なったことがあるユーザー（※8）
※7 自分が行なったアクションについてのメール通知は行われません。
※8 グッジョブ！を取り消した場合、グッジョブ！を行なっていない状態に戻るため、アクション通知は届かなくなります。
アクション通知を停止したい場合は？
rakumo 管理画面 > ボード設定 > 通知設定から、組織全体のアクション通知の送付有無を制御できます。
不要なアクション通知がある場合は、上記設定を変更して、不要なアクション通知を停止することをご検討ください。
詳しい設定方法については、rakumo ボード管理者マニュアル をご参照ください。
マニュアルページ
また、管理者の設定では停止されていないアクション通知を個別に停止したい場合には、お手数ですが、各ユーザーで Gmail の受信メールのフィルタリング機能のご利用をご検討ください。
フィルタ作成時の検索条件には、「含む」に「ポストにグッジョブ！しました OR ポストにコメントしました」をご指定いただくと便利です
フィルタリング機能の詳細は、以下のページをご参照ください。
メールのフィルタルールの作成 - Gmail ヘルプ