メールアドレス変更前の勤怠データは、変更後も引き続き保存されます。
このため、キンタイ管理者・rakumo 管理者は、変更前のデータについて、CSV形式・出勤簿PDF形式での出力や参照が可能です。
ただし、以下の情報は、変更後のアカウントに紐付きません。※
- メールアドレス変更前のライセンスの付与状況
- メールアドレス変更前の勤怠データ
- メールアドレス変更前のキンタイ上の申請履歴
- メールアドレス変更前の付与済みの休暇の取得状況・残日数
- メールアドレス変更前の勤務形態の割り当て、入社日の情報
※ rakumo では、メールアドレスでユーザーを判別しております。
このため、Google Workspace のメインのメールアドレスを変更すると、rakumo 上では "新しいユーザー" として認識されます。
同時に、変更前のメールアドレスでのデータは、"削除済みユーザー"のデータとして扱われます。
メールアドレスを変更する場合は、事前に上記勤怠データ・申請履歴以外の情報を控えていただき、メールアドレス変更後に改めて、ライセンスの付与、キンタイの勤務形態や入社日の設定、残日数の付与を実施してくださいますようお願いいたします。
また、残日数の付与の際は、メールアドレス変更後以降の日付に対する申請の有無をご確認いただき、変更前の申請取り消しや変更後のアカウントに付与する残日数の調整などを合わせてご検討ください。
なお、メールアドレスの変更に伴う影響については、以下をご参照ください。
変更ユーザー本人、その上長（チームリーダー）への影響
メールアドレス変更前のデータを画面上で閲覧できなくなります。
メールアドレスの変更があったユーザー本人が、変更後も変更前の出勤簿データを参照したい場合には、メールアドレスの変更前に、出勤簿画面右上の【印刷する】より、印刷やダウンロード、Googleドライブ上にデータを保存するなどして、保管していただくことをお勧めいたします。
メールアドレスの変更があったユーザー本人が変更前に勤怠データを保管できなかった場合や、その上長（チームリーダー）が変更前の勤怠データ参照する必要が生じた場合には、キンタイ管理者に依頼して出力してもらうことも可能です。（出勤簿PDFはキンタイ管理者だけでなく上長も出力可能です。）
申請済みの休暇等の情報が引き継がれません。
メールアドレス変更前の勤怠データや申請履歴が変更後のアカウントに紐付かないため、メールアドレス変更前にメールアドレス変更後以降に取得する予定で申請していた休暇などの情報がメールアドレス変更後の出勤簿上に引き継がれません。
お手数ですが、必要に応じて、再度申請を実施してくださいますようお願いいたします。
キンタイ管理者への影響
キンタイ管理者は、該当ユーザーのメールアドレス変更前のデータを CSV 形式・出勤簿PDF形式で出力したり、出勤簿や年休の取得状況を参照したりすることができます。
CSV形式・出勤簿PDF形式での出力以外は、絞り込み条件「削除したスタッフのみ表示」を使用して参照します。
詳しくは以下をご参照ください。
削除済みユーザーの勤怠データ参照・出力方法を教えてください。