＜2020/2/19 リリース＞ワークフロー：機能追加、仕様変更他

最終更新日：2023/12/19

カテゴリ：アップデート情報(Google版)

いつも rakumo をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

2月19日（水）に rakumo のアップデートを行いましたのでお知らせいたします。
アップデート情報は下記の通りです。

リリース日時

2020年2月19日（水）　12時45分

アップデート内容

rakumo ワークフロー

■ 申請書ひな型に専用経路を作成できるように

特定の申請書ひな型でのみ使用できる申請経路（専用経路）を作成・管理できるように機能追加を行いました。
専用経路は申請書ひな型に従属するため、申請区分の管理権限があれば経路を管理することができます。
また、専用経路は申請書ひな型固有の経路であるため、経路の変更が他の申請書ひな型に影響を及ぼすことがありません。他のひな型を気にせずメンテナンスすることができます。

概要は以下の通りです。

申請区分の運用担当者は、「申請書ひな型の詳細」画面で、そのひな型で使用する経路を作成・変更したり、作成済みの申請経路から選択することができるようになりました。

「専用経路を作成する」から、経路の設定画面でステップ追加・変更を行うことができます。
専用経路の作成時は、既存の共有経路を選択・コピーして、既存の経路をベースに新しい経路を作ることができます。
専用経路のステップの変更・削除などは従来の申請経路と同様に行うことができます。
「申請経路をリセット」することで従来の申請経路と申請書ひな型の紐付けを解除できます。「専用経路」をリセットした場合には、専用経路そのものが削除されます。

有効な（申請を受け付けている）申請書ひな型の経路をリセットすると、申請書ひな型は無効になり、改めて経路設定と受付開始の処理を行うまで申請できなくなります。

ひな型の経路の分岐設定、項目の入力・編集設定などは従来の申請経路と同様に利用できます。
専用経路が設定されたひな型をコピーする場合、専用経路情報も一緒にコピーされます。（コピー後のひな型の経路はコピー後のひな型の専用経路になります）
専用経路が設定されたひな型をエクスポートしても、経路情報はエクスポートされません。

本変更に伴い、従来の「申請経路の管理」で作成した経路は、区別のために「共有経路」として画面内に表示される箇所があります。
「申請経路の管理」メニューや、これまでに作成した申請経路は引き続き存在しますのでご安心ください。

■ 経路ステップの表示制御オプションを追加

より柔軟な申請経路を作成いただけるよう、経路ステップのオプションを追加しました。
ステップの作成・編集画面に「上長表示の設定」というセクションが追加されました。

以下のオプションをON/OFF できます。

「承認・回覧者の役職によって、経路を省略する」
- 「承認・回覧者が、申請者より職位の低い役職・担当のみの場合、経路を省略する」
- 「承認・回覧者が、申請者の職位と同等以下の役職・担当のみの場合、経路を省略する」
「承認・回覧者が空席となった場合、自動的にスキップする」

例えば、「課長」ステップに役職「課長」が設定されており、部長が申請したために課長ステップの処理者がいなかった場合に、自動でスキップ処理を行います。
「課長承認→次長承認→部長承認」といった申請経路で、課長や次長が空席（存在しない）部署においてはそれらのステップをスキップする、といったこともできます。
自動スキップの処理は、「申請時の経路変更」「申請中の（承認時の）経路変更」の設定の影響を受けません。このため、手動の経路変更を禁止しつつ、空席となった場合にはスキップするといった運用が可能です。

以下の場合には自動スキップされません。
- ステップにもともとユーザー・グループ・役職が設定されていない場合
- ステップに役職が設定されているが、「上長のみ表示」「直近の上長のみ表示」が有効でない
- ステップにユーザーやグループが設定されている

■ 申請書のドライブ添付ファイルをモバイル版でも Google ドライブで開く

これまでモバイル版のワークフローでは、申請書の Google ドライブ添付欄に添付された PDF や画像、Excel などの非 Google 形式のファイルについて、端末に直接ダウンロードして確認する必要がありました。
本アップデート後は、PC 版と同様に、モバイル版でも常に Googleドライブのプレビューを開くように挙動が変更されました。
これにより、Google ドライブ上のファイルをダウンロードできないよう制限している場合にも、申請書の添付ファイルを参照いただけるようになりました。

■ 検索対象に「申請部署名」を追加

申請部署名をキーワードにして、申請書を検索することができるようになりました。
「申請部署名」を用いて検索可能な申請書は、本アップデート後に更新（*）された申請書のみとなります。予めご了承ください。

* 申請・承認・確認等の申請書に対する操作を行うことで、申請書が更新されます。