ユーザーの立場ごとに、ワークフローの通知内容と通知が届くタイミングをご紹介します。
承認者への通知
承認ステップにいる承認者へ届く通知は、「承認依頼」です。
承認依頼
- タイミングA：申請経路の各承認ステップに申請が届いたとき
- タイミングB：承認者が、前の承認ステップへ申請の差戻しを行ったとき
-
例
-
第3ステップの承認者が第1ステップへ差し戻しを行った場合、第1ステップの承認者に対して通知が行われます。
※差し戻しを行った第3ステップの承認者には通知は届きません。
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
作業者への通知
作業ステップにいる作業者へ届く通知は、「作業依頼」です。
作業依頼
- タイミングA：申請経路の各作業ステップに申請が届いたとき
- タイミングB：作業者が、前の作業ステップへ申請の差戻しを行ったとき
例
第5ステップの作業者が第4ステップへ差し戻しを行った場合、第4ステップの作業者に対して通知が行われます。
※ 差し戻しを行った第5ステップの作業者には通知は届きません。
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
回覧者への通知
回覧ステップにいる回覧者へ届く通知は、「確認依頼」です。
確認依頼
- タイミング：申請経路の各回覧ステップに申請が届いたとき
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
申請者への通知
申請者へ届く通知は、以下の通りです。
申請が承認されました
- タイミング：申請書の全ての承認ステップで承認されたとき
例
申請経路に承認ステップが3つある場合、第3ステップの承認者が承認を行ったときに通知が行われます。
※ 申請経路内に承認ステップが複数ある場合は、複数のステップ全てで承認されたときに通知が届きます。
申請が完了しました
- タイミング：申請書の全てのステップでの処理が終わったとき
例
申請経路に承認ステップが3つ、作業ステップ1つ、回覧ステップが1つある場合、回覧ステップの回覧者全員が確認を終えたときに通知が行われます。
申請が却下されました
- タイミング：承認者や作業者により申請書が却下されたとき
申請が差し戻されました
- タイミング：承認者や作業者により申請書が申請者に差し戻されたとき
申請書をフォローすることで、上記に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
フォロワーへの通知
申請をフォローしているユーザーへ届く通知は、以下の通りです。
(お知らせ) 申請が承認されました *
- タイミング：フォロー中の申請書が全ての承認ステップで承認されたとき
-
例
-
申請経路に承認ステップが3つある場合、第3ステップの承認者が承認を行ったときに通知が行われます。
※ 申請経路内に承認ステップが複数ある場合は、複数のステップ全てで承認されたときに通知が届きます。
(お知らせ) 申請が却下されました *
- タイミング：フォロー中の申請書が、承認者により却下されたとき
(お知らせ) 申請が差し戻されました *
- タイミングA：フォロー中の申請書が、承認者や作業者により申請者へ差し戻されたとき
- タイミングB：フォロー中の申請書が、承認者や作業者により前の承認ステップへ差し戻されたとき
(お知らせ) 申請にコメントが入力されました
- タイミング：フォロー中の申請書に、承認者や作業者がコメントを入力したとき ※ コメントの入力有無が通知されます。通知内容に、コメント者名やコメントの内容は記載されません。
(お知らせ) 申請が編集されました
- タイミング：フォロー中の申請書が、経路上のユーザーによって編集されたとき
(お知らせ) 申請が取り消されました
- タイミング：フォロー中の申請書が、取り消されたとき
フォロワーへの通知のうち、*マークのついた通知は、申請者向けの通知内容と重複します。
もし申請者向けの通知とフォロワー向けの通知が同一の宛先に送信される場合は、申請者向けの通知のみ送信されます。このため、1つのタイミングで同じユーザーに同じ内容の通知が2通以上届くことはありません。
ご注意点
- 通知方法による通知内容の差異はありません。メール通知、Slack 通知のどちらを設定した場合でも、通知のタイミングや内容は同じです。
- いずれの通知方法も受け取らない設定となっている場合、上記通知は送信されません。
- 上記のほか、組織でリマインダー機能を使用している場合は、1日1回未承認の申請書がリストされた、リマインダー通知が行われます。（個人設定からリマインダーメールを受信すると設定しているユーザーのみ）