画像から申請書ひな型を作成する機能の利用方法と注意事項についてご案内いたします。
画像から申請書ひな型を作成する機能とは？
AI を利用して、画像や PDF ファイルから、rakumo ワークフローの申請書ひな型を作成できる機能です。
アップロードされたファイルのテキスト情報を元に、AI を利用して項目を自動作成します。
紙の申請書や Excel 帳票などの内容を確認しながら項目を一つ一つ追加する作業を大幅に削減でき、より簡単に申請書ひな型を作成できます。
申請書ひな型の追加完了後に、申請書のプレビューを確認しながら項目を調整・修正してご利用ください。
なお、アップロードした内容が AI により学習等されることはありませんので、ご安心ください。
ご利用方法
事前準備
お手元に、rakumo ワークフローの申請書ひな型として作成したい申請書の 画像ファイル または PDF ファイル をご用意ください。
紙の申請書や Excel 帳票、他システムで使用していた申請書などをお持ちの場合は、画像ファイル または PDF ファイルに変換して、ご利用ください。
- TIPS
- アップロードファイルについて
-
- 対応ファイル形式：PNG 、JPG、PDF、WebP
- アップロード可能ファイルサイズ： 32MB まで
- アップロードファイルには、申請書全体が写っている必要があります。
- 複数ページにわたる PDF ファイルの場合、2ページ目以降を読み込むことはできません。読み込ませたい場合は、1画面に収まるように調整したファイルをご用意ください。
- 日本語の申請書をご利用ください。
- 申請書の記入状況に制限はありません。未記入の申請書・記入済みの申請書のどちらの場合も、ご利用いただけます。
機能の有効化（初回利用時のみ）
AI 機能は、初期状態では OFF の状態となっています。
初回ご利用時は、申請書ひな型の作成前に利用規約への同意と機能の有効化が必要です。
AI 機能の有効化は、特権管理者 または rakumo 管理者のみが操作可能です。
- rakumo 管理画面 > AI 機能設定 にアクセスします。
- 「→ rakumo AI サービス利用規約」 をクリックし、内容を確認します。
- 利用規約にご同意いただける場合は、AI 機能設定画面に戻って [rakumo AI サービス利用規約に同意する] にチェックを入れます。
- 「AI 機能の有効化」セクションで、[有効にする] と [ワークフロー：画像から申請書ひな型を作成する機能] にチェックが入っていることを確認し、
画面下部の「保存する」をクリックします。
- 「設定を保存しました。」と表示されたら、AI 機能の有効化は完了です。
作成手順
- rakumo ワークフロー運用管理画面 > 申請書ひな型の管理にアクセスします。
- 申請書ひな型を追加したい申請区分を選択します。
- 「画像からひな型を作成」をクリックします。
※ 本ボタンは、 AI 機能が有効になっている場合のみ表示されます。
- 申請書ひな型の元となるファイルを選択し、「ひな型を作成する」をクリックします。
- TIPS
- アップロードファイルについて
-
- 対応ファイル形式：PNG 、JPG、PDF、WebP
- アップロード可能ファイルサイズ： 32MB まで
- アップロードファイルには、申請書全体が写っている必要があります。
- 複数ページにわたる PDF ファイルの場合、2ページ目以降を読み込むことはできません。読み込ませたい場合は、1画面に収まるように調整したファイルをご用意ください。
- 日本語の申請書をご利用ください。
- 申請書の記入状況に制限はありません。未記入の申請書・記入済みの申請書のどちらの場合も、ご利用いただけます。
- AI による解析・ひな型の自動作成が実行されます。しばらくお待ちください。
数秒〜数分ほどで処理が完了し、画面が自動で切り替わります。
- 申請書ひな型の名前、コード を入力し、申請番号形式を指定します。
説明や管理者用メモの入力は任意です。
- 各項目の記載内容
-
- 申請書ひな型の名前：AI 解析した情報を元に自動入力されています。ご確認の上、必要に応じて加筆修正してください。
- コード：申請書ひな型を識別するためのものです。他の申請書ひな型と異なる一意の文字列を入力してください。
- 説明：ユーザー向けの説明を記載します。
- 申請番号書式：申請番号の採番方法と書式を指定できます。
詳しくは、「rakumo ワークフロー管理者マニュアル」6.3.5 申請書ひな型ごとの申請番号書式を設定する 章をご参照ください。
- 「申請書ひな型を追加する」をクリックします。
- 申請書ひな型の追加が完了したら、「申請をプレビュー」をクリックして自動作成された内容を確認します。
- もし修正が必要な場合は、申請書の項目一覧 から 編集したい項目の項目名 をクリックして、修正・調整を行なってください。
- 修正後に再度プレビューを確認し、問題がなければ申請書ひな型の作成は完了です。
作成結果例
アップロードしたファイル
自動作成された申請書ひな型のプレビュー
注意事項
機能のご利用に際して
- rakumo 管理画面 > AI 機能設定 で機能が有効になっている場合にのみご利用いただけます。
- 申請書と関係のないファイルは読み込めません。必ず申請書のファイルを読み込ませてください。
- 複数ページにわたる PDF は読み込むことができません。読み込ませたい場合は、1画面に収まるように調整したファイルをご用意ください。
- AI による読み取りは、日本語のみ対応しています。日本語以外の言語の申請書の読み込みはできません。あらかじめご了承ください。
- AI による読み取り精度は元のファイルの品質（解像度、明瞭さ、傾きなど）やレイアウトの複雑さにも左右されるため、正しく読み取れない場合があります。生成した結果は、必ずお客様ご自身で確認し、必要に応じて項目を修正してご利用ください。
- 作成処理中に別のページに遷移したりブラウザのタブを閉じたりした場合、ひな型の作成処理はキャンセルされます。もし作成処理中に他のページを開きたい場合には、お手数ですが、作成処理中のタブは開いたまま、ブラウザの別タブで操作を実施してください。
- 作成処理中にエラーが発生した場合、ひな型の作成は行われません。ファイルがアップロードの条件を満たしているかをご確認の上、再度ファイルをアップロードしてください。
読み込みの精度について
- アップロードファイルに反転、傾きが生じていたり、申請書以外のものが写り込んでいる場合、読み取りの精度が低下したり、エラーが発生する可能性があります。
- 項目が複雑に入れ子になっているレイアウトの場合、正しく読み取れないことがあります。
- 取り消し線や特殊文字、絵文字は、読み取りの精度に影響を与える可能性があります。
- 旧字体が含まれている場合、読み込み精度が下がる可能性があります。
- 日本語以外の言語の申請書をアップロードした場合の読み取り精度は、保証できかねます。あらかじめご了承ください。