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キンタイ導入時点で各スタッフが保有している年次有給休暇の残日数をどう登録したらよいかわかりません。
残日数の登録時のポイントや実際の付与例を教えてください。
rakumo キンタイの導入時に、既に各スタッフが保有している年次有給休暇の残日数を登録するための考え方をご紹介します。
目次
休暇登録時の基本の考え方
各ユーザーが保持する休暇は「休暇の種類ごと」に「付与日と期限が同じ休暇」の残日数を一つのまとまりとして登録・管理しましょう。
あるユーザーが付与日・期限が異なる年次有給休暇を保有している場合、付与日・期限ごとに年次有給休暇の残日数を分けて登録します。
上記のように「休暇の種類ごと」・「付与日と期限が同じ休暇」のまとまりとして分けて残日数を登録することで、ユーザーから休暇申請があった際に、同じ休暇の中でも付与日が古い休暇のまとまりの中から残日数が消化されていくようになります。
また、残日数を消化しきれず期限切れを迎えた場合も、期限切れを迎えた日数分のみが自動で失効します。
導入時に押さえておくべきポイント
導入時の休暇残日数登録の際に押さえておくべきポイントは、以下の3点です。
１．実際に付与を行った過去の日付を付与日とし、対応した期限を設定する
休暇の付与日・期限が、実際の付与日・期限と異なっている場合、スタッフが意図せず年休を実際の期限よりも長く取得できてしまう可能性があります。
「付与日」には、rakumo キンタイ上での残日数付与日ではなく、実際に休暇の付与を行った日付を設定し、「期限」には、付与日に対応した期限（※）を設定してご登録ください。
※ rakumo キンタイでは、休暇の種別「年次有給休暇」を選択して「付与日」を入力すると、労働基準法に則った期限が自動入力されます。
２．付与した年度ごとに休暇を分割し付与する
rakumo キンタイの導入時点でユーザーが付与年度の異なる年次有給休暇の残日数を保有している場合、年次有給休暇の残日数をまとめて付与してしまうと、古い年休の期限が実質的に伸びて付与されている状態となり、実際の期限よりも長く取得できてしまう可能性があります。
適切な年次有給休暇の管理ができるよう、付与した年度ごとに休暇を分割してご登録ください。
３．消化済みの日数は、実際に消化される対象の年度の付与日数から差し引く
付与日が新しい年休から消化済みの日数を差し引いて登録した場合、付与日の古いものが消滅した際に、実際に残るはずの年休残日数よりもキンタイ上の年休残日数が少なくなってしまう可能性があります。
消化済みの日数は、実際に消化される対象の年度の付与日数から差し引いてご登録ください。
休暇の登録例と見え方
ある会社で rakumo キンタイを導入しました。
キンタイの導入作業時に、スタッフ A さんの年休残日数を登録する場合の例と付与後の見え方をご紹介します。
以降は、以下の状況を想定して、付与例と見え方をご紹介します。
年休の付与方法と rakumo キンタイ導入日
- 年次有給休暇の付与方法：入社日基準、入社日から6ヶ月経過したら毎年自動で付与
- rakumo キンタイ導入日： 2022年 7月 1日
スタッフAさんの入社日
2014年 4月 1日
スタッフ A さんに付与済みの年休と取得状況
| 付与年度 | 付与日 | 取得可能期限 | 付与日数 | 取得済み日数 | 残日数 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2020年度分 | 2020年 10月 1日 | 2022年 9月 30日 | 20日 | 10日 | 10日 |
| 2021年度分 | 2021年 10月 1日 | 2023年 9月 30日 | 20日 | 0日 | 20日 |
※ 上記はサンプルです。実際に設定を行う際は、お客様ご自身の情報で読み替えてください。
休暇の登録例
上記想定の場合、rakumo キンタイ導入時点での A さんの有給残日数は 30日あります。
この場合の rakumo キンタイ上での休暇の付与は、以下のように付与年度ごとで２回に分けて行います。
- 2020年度分（2020/10/1 - 2022/9/30）： 10日
- 2021年度分（2021/10/1 - 2023/9/30）： 20日
休暇の付与手順については、以下のサポートページをご参照ください。
スタッフへ休暇を付与する
出勤簿上の見え方
スタッフ A さんの出勤簿上では、「有給休暇 (年休+特休)」に付与した年次有給休暇の日数が合算表示されます。
休暇申請時の残日数表示は、年次有給休暇として合算表示されます。
「自分の休暇」画面での見え方
「自分の休暇」画面では、年度ごとに年次有給休暇が分かれて表示されます。期限ごとの取得日数や残日数を確認できます。
