rakumo ワークフローには、各ステップ後に処理を実行できる「アクション」という機能があります。
この機能で利用できるアクションの種類に「Webhook アクション」が追加されました。
「Webhook アクション」を利用すると、ワークフロー内の特定のステップを通過したときに、rakumo ワークフローから外部のシステムに対して Webhook を送信できるようになりました。
Webhook を介して rakumo ワークフローから外部システムへの連携が可能となり、複数のシステムをまたいだ業務の自動化が容易になります。

TIPS

Webhook とは？

ある Web アプリケーションでイベントが発生したとき、それを他の Web アプリケーションに通知するための仕組みです。
Web API の一種で、HTTP (多くは HTTPS) 上で JSON 形式のメッセージを POST することで通知を行います。
Webhook に対応するアプリケーションには、Webhook の送信ができるものと、Webhook の受信ができるものがあります。
主な目的が通知ということもあり、ビジネスチャット製品の多くは Webhook の受信に対応しています。
Webhook で送受信される JSON のフォーマットは、送信側または受信側が独自に決めています。標準的な形式があるわけではありません。
アプリケーション間を連携させるには、送信側と受信側を組み合わせるだけでなく、JSON の書式を揃える必要がある点に注意してください。

※ 詳細な設定手順や情報については、アップデート後に「rakumo ワークフロー管理者マニュアル」をご参照ください。

代理人設定一覧を CSV ファイルに出力できるように

これまで、代理人の CSV ファイル一括登録はできましたが、登録されている内容を出力することはできませんでした。
今回のアップデート以降、ワークフロー運用管理画面で、代理人の設定一覧を CSV ファイルに出力できるようになりました。

【出力イメージ】

出力した CSV ファイルは「代理人の一括登録」に使用可能です。
これにより、人事異動や組織変更、監査対応時に、これまでより簡単に代理人の設定状況を確認したり、メンテナンスしたりできるようになりました。

一括登録時の利用手順例:

現在の設定を CSV ファイルに出力 → 出力した CSV ファイルを編集 → 編集した CSV ファイルを使用して一括登録

CSV ファイルの出力機能追加に伴い、以下の画面調整・メッセージ表示内容の改善も実施しました。

「代理人をCSVからインポート」画面を「代理人の管理画面」に統合

代理人の「手動設定・一括登録・出力」が１画面にまとまり、わかりやすくなりました。
画面統合のみの変更となり、手動設定や CSV インポート機能はこれまで同様の利用方法でご利用いただけます。

CSV以外のファイル、書式の異なるCSVファイルをインポートした時のメッセージ表示内容の改善

rakumo ボード

ボードの管理者がポストの機能制限や既定値を設定できるように

ボードごとに、ポストを投稿するときの機能制限を行ったり、ポスト投稿時の既定値を設定できるようになりました。

この設定をすることで、「特定ボードではコメントやグッジョブ！機能を利用しない運用をしているが、毎回チェックを外す手間がかかる・外し忘れてしまう」「公開終了日時の設定を忘れてしまう」といった状況を未然に防止することができるようになりました。
アップデート後、お客様の rakumo ボードの運用方法に合わせて、ボードをカスタマイズすることをおすすめします。

この設定の影響範囲は、「設定後に新規作成されるポスト」のみです。投稿済みのポストには影響はありません。
また、新設される設定の既定値は、アップデート以前の挙動を踏襲する形となっています。管理者が設定を変更するまで、アップデート前後でご利用時の挙動に変化は生じませんのでご安心ください。

【新たに設定できるようになる内容】

コメントの設定

・受け付けを必須にする
・利用不可にする
・投稿者が選択できる（チェックボックスの初期状態も指定可能）

グッジョブ！の設定

・受け付けを必須にする
・利用不可にする
・投稿者が選択できる（チェックボックスの初期状態も指定可能）

速報の設定

・速報を利用することを許可する / しない

回覧の設定

・速報を利用することを許可する / しない

公開終了日時の設定

・受け付けを必須にする・投稿者が選択できる（チェックボックスの初期状態も指定可能）
・公開終了日時の既定値（公開開始日から○日後、公開終了時刻）

【画面イメージ】

※ 設定内容や手順の詳細は、アップデート後に「rakumo ボード管理者マニュアル」をご参照ください。

製品共通

ライセンス割り当て画面の「保存する」ボタンを分かりやすい位置に移動

rakumo 管理画面の「ライセンスの管理」で、ライセンスの割り当てを画面上から変更する際、変更を反映するには「保存する」ボタンを押す必要があります。
しかし、この「保存する」ボタンの表示位置がユーザー一覧表示部の右下にあり、ユーザー数が多いと「保存する」ボタンを押し忘れやすい状況となっていました。
「保存する」ボタンの押し忘れを回避できるように、以下の変更を実施しました。

「保存する」ボタンの表示位置をユーザー一覧表示部の画面右上に移動
ユーザー一覧表示を下方向へスクロールした際に、検索窓・「保存する」ボタン・見出し部分を常に上部に表示するように変更
ライセンスの割り当てのチェック状態を変更したときに「保存する」ボタンの色が変化するように変更

【画面イメージ】