Google Workspace でユーザーを削除し、Google 同期を実行した場合、rakumo 上からも当該ユーザーが削除されます。
ユーザー削除後、それぞれのアプリケーションのデータがどうなるかについて、ご紹介します。
rakumo カレンダー
ユーザーを削除した場合、削除ユーザーに関連する予定の挙動は、以下のようになります。
- 削除済みユーザー単独の予定は削除されます。
- 削除済みユーザーが予定管理者かつ、削除ユーザー以外の参加者・設備を含む予定は、引き続き残ります。
- 削除済みユーザーが参加者に含まれている予定では、参加者欄に削除済みユーザーが引き続き表示されます。
残った予定を編集・削除する必要が出てきた場合にスムーズに対応できるよう、
ユーザーの削除時にカレンダーのデータを転送するか、事前に Google カレンダー側で予定のオーナー変更を行っていただくことをおすすめいたします。
削除済みユーザーが予定が残っている場合の対処法については、以下のページをご参照ください。
削除済みユーザーが登録した予定の削除方法を教えてください。
rakumo コンタクト
CSV ファイルを作成した際に、CSV ファイル内の削除済みユーザー行の A列「Update」に「D」が出力されます。
CSV ファイルのアップロード時に「Update」列に「D」と記載されているデータは、rakumo には取り込まれないため、そのままアップロードしていただいて問題ありません。
次回以降の CSV 作成時には、削除済みユーザー行は出力されなくなりますのでご安心ください。
rakumo ワークフロー
削除済みユーザーが申請した申請データは、ワークフロー管理画面から参照可能なデータとして残ります。
詳しい挙動については、以下のページをご参照ください。
申請経路に削除済みユーザーを含む場合の挙動と対処方法については、以下のページをご参照ください。
- 承認者・回覧者設定されている Google Workspace アカウントを削除した際の挙動について教えてください。
- 申請経路上に退職したユーザーがいるため、申請が先に進みません。解決方法を教えてください。
rakumo ボード
ユーザーを削除した場合、削除ユーザーに関連するポストの挙動は、以下のようになります。
- 削除済みユーザーがポストした内容が引き続き残り、投稿者名も削除済みユーザーの名前がそのまま残ります。
- 削除済みユーザーのグッジョブ履歴・コメント履歴も引き続き残ります。
- 削除済みユーザーのアイコンについては、存在しないユーザーのため、斜線が引かれたアイコンが表示されるようになります。
もし削除済みユーザーのポストを編集・削除したい場合は、対象ボードの管理者にて編集・削除してくださいますようお願いいたします。
rakumo ケイヒ
ユーザーを削除した場合、ケイヒ担当画面から、対象ユーザーが提出した精算書の閲覧ができなくなります。
削除ユーザーが提出した経費データ自体は残っているため、仕訳・データ出力から CSV データを出力することでご確認いただけます。
ワークフロー連携機能をご利用の場合
ケイヒ・ワークフロー連携の申請書データは、ワークフロー管理画面から参照可能なデータとして残ります。
ただし、申請書に精算書 PDF を添付する形式を「Google Drive に保存」としている、かつ、保管先が削除ユーザーのマイドライブになっている場合、ユーザー削除の20日後にファイルが削除されてしまいます。
ワークフローの申請書に添付されるデータは Google ドライブ上のファイルの URL のため、ファイルが削除されると精算書 PDF を参照できなくなります。
精算書 PDF の削除を防止するためにも、ユーザー削除時には Google ドライブのファイルを他ユーザーにオーナー権限を移行いただくことをお勧めいたします。
ユーザー削除に伴うデータの移行方法については、以下の Google ヘルプページをご参照ください。
組織からユーザーを削除する - Google Workspace 管理者 ヘルプ
rakumo キンタイ
対象ユーザーが提出した出勤簿の閲覧ができなくなります。 削除ユーザーが打刻したデータ自体は残っているため、締めとデータ出力から CSV データを出力することでご確認いただけます。
詳しくは、以下のページをご参照ください。
退職したユーザーを削除した場合、キンタイのデータは残りますか？
ワークフロー連携機能をご利用の場合
キンタイ・ワークフロー連携を使用している場合、出勤簿 PDF は必ず Google Drive に保存されます。
出勤簿 PDF の保管先が削除ユーザーのマイドライブになっている場合、ユーザー削除の20日後にファイルが削除されてしまいます。
ワークフローの申請書に添付されるデータは Google ドライブ上のファイルの URL のため、ファイルが削除されると出勤簿 PDF を参照できなくなります。
出勤簿 PDF の削除を防止するためにも、ユーザー削除時には Google ドライブのファイルを他ユーザーにオーナー権限を移行いただくことをお勧めいたします。
ユーザー削除に伴うデータの移行方法については、以下の Google ヘルプページをご参照ください。
組織からユーザーを削除する - Google Workspace 管理者 ヘルプ