申請書ひな型を作成する

続いて、申請書ひな型を作成します。
申請書ひな型とは、今まで手書きで記入していた稟議書などの各種申請書のことです。

1. ワークフロー管理画面の「申請書ひな型の管理」をクリックします。
2. 申請区分をクリックし、「ひな型を新規作成して追加」ボタンをクリックします。
   ※ 初期状態では、ひな型はどの申請区分にも入っていない状態になります。
3. ひな型を作成する方法は３つあります。
   １つ目はゼロから新規で作成する方法。２つ目はテンプレートを活用して作成する方法。３つ目は画像や PDF から作成する方法です。
   それぞれ説明します。

   ひな型を新規で作成する場合

   1. 「ひな型を新規作成して追加」ボタンをクリックします。
   2. 下記項目を上から順に入力します。
      • 申請書ひな型の名前
      • コード
      • 説明文（利用ユーザー向けヘルプテキスト）
      • 管理者用メモ（管理運用者用メモ）
      • 申請書番号形式
      入力完了後に、右下の「申請書ひな型を追加する」ボタンをクリックします。
   3. 「申請書ひな型を作成しました」と表示されます。
   4. ここからは申請項目の作成作業です。まず「項目を追加する」ボタンをクリックします。
   5. 必要な項目を追加してください。 ※ 項目のデータ型には下記があります。 ※ 各項目の記述につきましては、ワークフロー管理マニュアルをご参照の上、入力してください。
      ※ P.46の「申請書のひな型の項目を登録する」が該当箇所となります。
      ※ ページ数は変更されている場合がございます。その場合は目次にて「申請書のひな型の項目を登録する」を検索してください。

   ひな型をテンプレートから登録する場合

   1. 「テンプレートをインポートして追加」ボタンをクリックします。
   2. 「ファイルを選択」をクリックして、ダウンロードしたテンプレートを選択し、右下のインポートボタンをクリックします。
      ※テンプレートは、弊社がご用意したものがございます。 こちらからダウンロードできます。
      ※また、貴社のものをエクスポートして利用することもできます。
   3. テンプレートの情報を必要に応じて修正し、右下のインポートを完了するボタンをクリックします。
   4. 「申請書ひな型のインポートを完了しました」と表示されます。

   ひな型を画像や PDF から作成する場合

   ※ ひな型を画像や PDF から作成する機能のご利用には、事前に機能を有効化する必要があります。
   有効化手順の詳細はこちら をご参照ください。
   1. 「画像からひな型を作成」をクリックします。
   2. 申請書ひな型の元となるファイルを選択し、「ひな型を作成する」をクリックします。
      

      TIPS

      アップロード用のファイルについて

      • 対応ファイル形式：PNG 、JPG、PDF、WebP
      • アップロード可能ファイルサイズ： 32MB まで
      • アップロードファイルには、申請書全体が写っている必要があります。
      • 複数ページにわたる PDF ファイルの場合、2ページ目以降を読み込むことはできません。読み込ませたい場合は、1画面に収まるように調整したファイルをご用意ください。
      • 日本語の申請書をご利用ください。
      • 申請書の記入状況に制限はありません。未記入の申請書・記入済みの申請書のどちらの場合も、ご利用いただけます。

   3. AI による解析・ひな型の自動作成が実行されます。しばらくお待ちください。
      数秒〜数分ほどで処理が完了し、画面が自動で切り替わります。
      
   4. 画面が変わったら、下記項目を上から順に入力します。
      • 申請書ひな型の名前
      • コード
      • 説明文（利用ユーザー向けヘルプテキスト）
      • 管理者用メモ（管理運用者用メモ）
      • 申請書番号形式
      入力完了後に、右下の「申請書ひな型を追加する」ボタンをクリックします。
   5. 「申請書ひな型のインポートを完了しました」と表示されます。
4. 「申請をプレビュー」をクリックして、作成した項目が想定通りに反映されているか確認しましょう。