ルックアップ項目のデータ作成方法と注意事項についてご案内いたします。
- ルックアップデータ用のスプレッドシートの作成方法
- ルックアップデータとして使用できるスプレッドシートの条件
- ルックアップデータ設定後の注意事項
- 階層型選択肢を使うときのルックアップデータの作成方法
- 選択肢に関連する値を経費データに出力したいときのルックアップデータの作成方法
ルックアップデータ用のスプレッドシートの作成方法
ルックアップ項目を利用する場合は、ルックアップ項目の入力時に使用する選択肢を定義するために、ルックアップデータを作成する必要があります。
ルックアップデータには、Google Drive 上に配置したスプレッドシートを使用します。
Google スプレッドシート（※）を利用して、シートが1枚だけのスプレッドシートを新規作成してください。
作成手順
- シートの先頭行に、任意の列名を入力します。
- 2行目以降、シートの先頭列 (左端) に、「ルックアップ」項目の選択肢を列挙します。
- ワークフロー運用管理画面 ＞ ルックアップデータの管理画面から、このスプレッドシートをルックアップデータとして設定します。
（※）Google スプレッドシートの操作方法については、以下 Google ヘルプページをご参照ください。
Google スプレッドシートの使い方 - パソコン - ドキュメント エディタ ヘルプ
【作成例】
上記例のシートをルックアップデータに設定すると、商品分類の一覧が選択肢として表示されます。
階層型選択肢を作成したり、選択肢に関連する値を他の項目に自動入力することも可能です。
詳細は 階層型選択肢を使うときのルックアップデータの作成方法、選択肢に関連する値を他項目に自動入力したいときのルックアップデータの作成方法をご参照ください。
ルックアップデータとして使用できるスプレッドシートの条件
- 1つのファイルのうち、使用できるシートは1つのみです。複数のシートを含むファイルを指定した場合、先頭のシートを使用します。
- 1シートには最大10列、20,000行まで含めることができますが、1,000行以内でのご利用を推奨します。
- シート内の各セルに記述できるのは最大100文字です。100文字を超える分はルックアップデータとして取り込まれません。
- 列名に英字大文字、記号、スペースは使用できません。一文字目に数字は使用できません。
- 登録したデータの列名を変更することはできません。
- スプレッドシートからデータを取り込む際、シート内の全角英数字・全角記号・全角スペースは半角に、半角カタカナは全角に変換されます。
- 空行がある場合、それ以降の行は取り込むことができません。
ルックアップデータ設定後の注意事項
- ルックアップデータのスプレッドシートの内容を更新したときは、「ルックアップデータの管理」画面にある「更新」ボタンを押すことで、更新内容を反映させることができます。
- ルックアップデータの更新内容は、更新反映後の申請書入力・編集より適用されます。
- ルックアップデータに指定したスプレッドシートに対して、以下の操作を行わないでください。
- スプレッドシート本体およびシートの削除
- スプレッドシート本体およびシートの名前の変更
- スプレッドシート内でのシートの順序の入れ替え
- シート内の列の削除や列順の変更
階層型選択肢を使うときのルックアップデータの作成方法
選択肢が多い場合は、階層型の選択肢を作ると、より便利にご利用いただけます。
選択肢の隣の列に分類名を併記しておくと、同じ分類名を持つ選択肢がグループ化されます。
作成手順
- シートの先頭行に、任意の列名を入力します。
- 2行目以降、シートの先頭列 (左端) に、ルックアップデータの選択肢を列挙します。
- シートの2列目、先頭行にルックアップデータの分類名を入力します。
- シートの2列目、2行目以降にルックアップデータの分類名を列挙します。
- スプレッドシートをルックアップデータとして設定した後、ルックアップデータの管理画面からルックアップデータの詳細画面を開き、分類名を記載した列を分類列に設定します。
【作成例】
上記例のシートをルックアップデータに設定し、「大分類」列を分類列に設定すると、下記のような階層型選択肢になります。
| 第一階層 | 第二階層 |
|---|---|
| 青果 | ほうれん草 |
| 小松菜 | |
| じゃがいも | |
| キウイフルーツ | |
| 水産 | さば |
| 刺身 | |
| 日配品 | チーズ |
| 常温一般食品 | 味付けのり |
| 酒・飲料 | 日本酒 |
階層を複数段にしたい場合は、3列目以降にも分類名を記載し、分類列を複数指定してください。ただし、階層の順序はシートの列順に従います。
選択肢に関連する値を他項目に自動入力したいときのルックアップデータの作成方法
選択肢に対応するIDやコード類を他項目に自動入力することができます。
【作成手順】
- シートの先頭行に、任意の列名を入力します。
- 2行目以降、シートの先頭列 (左端) に、ルックアップデータの選択肢を列挙します。
- シートの2列目、先頭行に[ルックアップデータに対応する値名]を入力します。
- シートの2列目、2行目以降にルックアップデータに対応する値を列挙します。
- スプレッドシートをルックアップデータとして設定した後、申請書ひな型の管理画面から申請書ひな型の詳細画面を開き、ルックアップ項目の「ルックアップデータ反映先項目の設定」で自動入力先の項目名をを選択し、設定します。
【作成例】
上記例のシートをルックアップデータに設定し、ルックアップ項目の「カテゴリーID」反映先項目に「商品カテゴリーID」を選択すると、ルックアップ項目の選択時に「商品カテゴリーID」の値も自動入力されます。
1つの選択肢に対して複数の値を出力したい場合は、列の数を増やしてください。
また、階層型の選択肢と併用することもできます。