お問い合わせ

＜2021/12/9 リリース＞Google版共通、ワークフロー、ケイヒ、キンタイ：機能追加、仕様変更他

最終更新日：2024/01/10
カテゴリ： アップデート情報(Google版)

いつも rakumo をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

12月9日（木）に rakumo のアップデートを行いましたのでお知らせいたします。
アップデート情報は下記の通りです。

リリース日時

2021年 12月 9日（木）　12時50分頃

アップデート内容

内容詳細

共通

管理画面トップにサポートコンテンツへのリンクを設置

rakumo 管理画面のトップに、サポートコンテンツへのリンクを設置しました。
よくあるご質問やマニュアルなどを素早く参照して、問題解決までの時間を短縮しやすくなります。
使い方が分からず困ったときに、ぜひご活用ください。

Google 同期の実行結果のメール通知機能を追加

Google 同期が正常に終了したときと、Google 同期中に何らかの異常が起きたことを検知したときに、任意の宛先に対してメールで通知することができるようになりました。

(正常終了時)

(異常検知時)

rakumo 管理画面の 「Google 同期 > Google 同期の設定」画面に、「通知の設定」セクションが新たに追加されました。
メール通知を行う場合は、このセクションで設定を行います。

詳細：

  • メール通知の有無は、正常終了時・異常検知時で別々に設定できます。既定値はいずれも OFF です。
  • 通知先メールアドレスは正常終了時・異常検知時で共通ですが、任意のメールアドレスを最大10件まで登録できます。
  • 通知先のメールアドレスには、Google Workspace で使っているドメイン以外のメールアドレスも登録できます。
  • 通知メールは、1通のメールに日本語版と英語版が併記されます。異常検知時の通知メール本文には、異常の発生原因も記載されます。

ご留意点：

上記メール通知は Google 同期処理の一環で実行します。
このため、 Google 同期処理そのものが何らかの理由で強制終了したときなどは、異常の発生を検知できないことがあります。
本機能はベストエフォート原則に則って提供されるものであり、異常発生時の検知および通知の実施を保証するものではございませんので、あらかじめご了承ください。

詳しいご利用方法については、rakumo 共通管理者マニュアルをご参照ください。

rakumo ワークフロー

申請書ひな型に新項目「ルックアップ型」を追加

Google スプレッドシートを利用した新しいタイプの申請書ひな型項目「ルックアップ型」を新たに追加しました。
「ルックアップ型」項目を使うと、以下のようなことができます。

  • Google スプレッドシートに記載した選択肢から、値を選ぶタイプの入力項目を作る
  • 階層型の選択肢を持つ入力項目を作る
  • 選択肢を選んだときに、Google スプレッドシート上の選択肢と同じ行にある別の列の値を参照 (ルックアップ) し、申請書ひな型の他の入力項目に反映する

【使用イメージ1】

スプレッドシートを用意し、ルックアップ型項目を設定すると、階層型の選択肢を作ることができます。

↓

【使用イメージ2】

選択肢をキーワードで検索することもできます。

【使用イメージ3】

選択肢を選んだとき、ルックアップデータを参照した値を他の項目に反映できます。

詳細

詳しいご利用方法については、ワークフロー管理者マニュアルをご参照ください。

ステップ後のアクションに「通知アクション」を追加

あるステップを通過したときに、任意の宛先 (最大10件) に対して通知メールを送信できるようになりました。

通知アクションで送信するメールは、件名と、本文の一部をカスタマイズできます。

【メール件名のカスタマイズ】

申請書ひな型の申請番号と同じような置換文字列を使用して、独自のメール件名を作成することができます。
利用できる置換文字列は以下の通りです。

  • %TITLE% ：申請の件名
  • %FORM% ：申請書ひな型名
  • %NUMBER% ：申請番号

【メール本文のカスタマイズ】

申請書の内容を表示するブロックの前後に、アクションごとに設定した固定文を挿入できます。
また、カスタマイズできない部分の言語を選択できます。(日本語・英語・中文)

備考：

  • 本機能を利用するには、事前に管理者によりアクションの利用を許可しておく必要があります。
  • 通知アクションで利用できる通知手段は、メールのみです。Slack による通知には対応していません。

詳しいご利用方法については、ワークフロー管理者マニュアルをご参照ください。

rakumo ケイヒ

電子取引の領収書添付に対応

領収書添付機能が、電子取引の領収書ファイル (PDF 形式) の添付にも対応いたしました。
さらに、電子帳簿保存法対応オプションをご契約中の場合は、電子取引の領収書もタイムスタンプ付与対象となりました。

2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引の取引情報 (領収書や請求書など) は電子データのまま保存することが義務付けられます。
本機能を利用することで、電子取引の領収書を電子データのまま保存できます。

備考:

  • 領収書添付機能をご利用いただくためには、ローカルファイル添付オプションのご契約が必要です。
  • 紙の領収書をスキャン保存する機能については、従来の仕様から変更ありません。
  • 紙の領収書をスキャンしたものと、電子取引の領収書を、機械的に判断することは不可能です。

    • 画面上で、「紙の領収書をスキャンしたファイル (JPEG)」「電子取引の領収書ファイル (PDF)」の入り口を分けることで対処していますが、
    「紙の領収書をスキャンした PDF ファイルを、電子取引の領収書の添付欄に無理やり添付する」行為を防ぐことはできません。

法改正に関する補足事項：

  • 電子取引の取引情報の電子データ保存に関する法的要件を満たすためには、授受した電子データの訂正・削除に関する社内運用規定の整備が必要です。
    「電子帳簿保存法対応オプション」のご利用は必須ではありません。
  • 領収書添付機能をご利用いただくためには、ローカルファイル添付オプションのご契約が必要です。
  • 電子取引以外の領収書のスキャン保存については、以下の通りとなります。

    • ・すでに「電子帳簿保存法対応オプション」をご利用中のお客様に関しては、法改正前の要件で継続運用していただけます。

    ・2022年1月1日以降に新たにスキャン保存を開始されるお客様が、法改正後の法的要件を満たすためには、ローカルファイル添付オプションと rakumo ワークフローの併用のほか、「電子帳簿保存法対応オプション」の契約も必要となります。本オプションをご利用いただかない場合、アップロードするスキャン画像 (JPEG ファイル) の解像度チェックが不十分となり、法改正後の要件を満たせないおそれがあります。

付加項目の「シート更新日時」の表示項目を削除

付加項目に使用するスプレッドシートが設定済みのときに、「シート更新日時」の項目に「最終更新日時」と同じ値が表示されてしまう不具合が見つかりました。
不具合対処のため、「シート更新日時」の表示項目を削除しました。

rakumo キンタイ

提出時に発生するアラートの仕様変更（※ 11/11 実施済み）

出勤簿の提出制限アラートについて、リリースに先行して仕様変更を行いました。
仕様変更の内容は以下の通りです。

■ 挙動の変化

before（11月10日以前）：

勤務形態の出勤簿のアラート設定で「出退勤打刻がない場合」に「アラートを出さない」に設定している場合には、発生しませんでした。

↓

after（11月11日以降）：

勤務形態の設定に関わらず、1日に出勤・退勤の片方しか打刻がない状態の出勤簿を提出した場合には、打刻が揃っていない旨のアラートが表示されるようになりました。

これにより、「通常時はアラートの表示はせずに、締め処理（出勤簿提出）の際に打刻が揃っていない日があることを検知する」ことが可能となりました。
この変更は、本リリースに先行して 2021年11月11日に実施済みです。