ユーザーの立場ごと、機能ごとに、ワークフローの通知内容と通知が届くタイミングをご紹介します。
ユーザーの立場ごとの通知
各ステップにおける「役割」に応じて届く、申請手続き（処理）に関する通知です。
承認者への通知
承認ステップにいる承認者へ届く通知は、「承認依頼」です。
承認依頼
- タイミングA：申請経路の各承認ステップに申請が届いたとき
- タイミングB：承認者が、前の承認ステップへ申請の差し戻しを行ったとき
-
例
-
第3ステップの承認者が第1ステップへ差し戻しを行った場合、第1ステップの承認者に対して通知が行われます。
※差し戻しを行った第3ステップの承認者には通知は届きません。
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
作業者への通知
作業ステップにいる作業者へ届く通知は、「作業依頼」です。
作業依頼
- タイミングA：申請経路の各作業ステップに申請が届いたとき
- タイミングB：作業者が、前の作業ステップへ申請の差し戻しを行ったとき
例
第5ステップの作業者が第4ステップへ差し戻しを行った場合、第4ステップの作業者に対して通知が行われます。
※ 差し戻しを行った第5ステップの作業者には通知は届きません。
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
回覧者への通知
回覧ステップにいる回覧者へ届く通知は、「確認依頼」です。
確認依頼
- タイミング：申請経路の各回覧ステップに申請が届いたとき
申請書をフォローすることで、上記通知に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
申請者への通知
申請者へ届く通知は、以下の通りです。
申請が承認されました
- タイミング：申請書の全ての承認ステップで承認されたとき
例
申請経路に承認ステップが3つある場合、第3ステップの承認者が承認を行ったときに通知が行われます。
※ 申請経路内に承認ステップが複数ある場合は、複数のステップ全てで承認されたときに通知が届きます。
申請が完了しました
- タイミング：申請書の全てのステップでの処理が終わったとき
例
申請経路に承認ステップが3つ、作業ステップ1つ、回覧ステップが1つある場合、回覧ステップの回覧者全員が確認を終えたときに通知が行われます。
申請が却下されました
- タイミング：承認者や作業者により申請書が却下されたとき
申請が差し戻されました
- タイミング：承認者や作業者により申請書が申請者に差し戻されたとき
申請書をフォローすることで、上記に加えて、フォロワーへの通知を受け取ることも可能です。
フォロワーへの通知
申請をフォローしているユーザーへ届く通知は、以下の通りです。
(お知らせ) 申請が承認されました *
- タイミング：フォロー中の申請書が全ての承認ステップで承認されたとき
-
例
-
申請経路に承認ステップが3つある場合、第3ステップの承認者が承認を行ったときに通知が行われます。
※ 申請経路内に承認ステップが複数ある場合は、複数のステップ全てで承認されたときに通知が届きます。
(お知らせ) 申請が却下されました *
- タイミング：フォロー中の申請書が、承認者により却下されたとき
(お知らせ) 申請が差し戻されました *
- タイミングA：フォロー中の申請書が、承認者や作業者により申請者へ差し戻されたとき
- タイミングB：フォロー中の申請書が、承認者や作業者により前の承認ステップへ差し戻されたとき
(お知らせ) 申請にコメントが入力されました
- タイミング：フォロー中の申請書に、承認者や作業者が処理の際にコメントを入力したとき ※ コメントの入力有無が通知されます。通知内容に、コメント者名やコメントの内容は記載されません。
(お知らせ) 申請が編集されました
- タイミング：フォロー中の申請書が、経路上のユーザーによって編集されたとき
(お知らせ) 申請が取り消されました
- タイミング：フォロー中の申請書が、取り消されたとき
新しいコメントが投稿されました
- タイミング：フォロー中の申請書に、新たにディスカッションコメントが投稿されたとき
※通知内容や仕組みの詳細は、下部の「ディスカッション機能の通知」をご覧ください。
※フォロワーへの通知のうち、*マークのついた通知は、申請者向けの通知内容と重複します。
もし申請者向けの通知とフォロワー向けの通知が同一の宛先に送信される場合は、申請者向けの通知のみ送信されます。このため、1つのタイミングで同じユーザーに同じ内容の通知が2通以上届くことはありません。
機能ごとの通知
ディスカッション機能の通知
申請書のディスカッション機能でコメントが投稿された際に届く通知です。
通知の対象とタイミング
上記の「立場（役割）」に関わらず、以下の条件に該当するユーザーへ通知が届きます。
※自分が投稿したディスカッションコメントの場合、通知は届きません。
- @メンションされたユーザーへの通知
タイミング：ディスカッションコメント内で「@メンション」されたとき
※該当の申請書の閲覧権限がない場合、通知は届きません。 - ディスカッションの参加者への通知
ディスカッションの参加者の定義：申請書上の同じ項目のディスカッションにおいて、過去にコメント投稿をしたユーザーやメンションをされたことがあるユーザーが該当します。
タイミング：参加しているディスカッションにおいて、新しいコメントや返信が投稿されたとき - フォロワーへの通知
タイミング：フォロー中の申請書のディスカッションに新しいコメントや返信が投稿されたとき
通知内容
通知本文にディスカッションコメントの具体的な内容は含まれません。どの項目にコメントが投稿されたかを確認できます。
具体的な形式は以下の通りです。
- 件名：新しいコメントが投稿されました
- 本文：申請書 （申請書タイトル） に新しいコメントが投稿されました。
投稿者・コメント箇所： どの項目に投稿されたか - 申請内容：申請者・件名・状況・申請の種類・申請番号
- ディスカッション箇所のURL
※URLをクリックすると、ディスカッション内容を直接確認できる状態で該当の申請書が表示されます。
ご注意点
- 通知方法（メール・Slack）によるタイミングや内容の差異はありません。
- 組織でリマインダー機能を使用している場合は、別途1日1回、未承認リストの通知が行われます。
- 個人設定内の「メール通知」または「Slack通知」が「受信しない」に設定されている場合、各種通知は届きません。
(※管理者のSlack連携許可およびSlackアプリのインストール後、個人設定にて通知の「受信する／受信しない」を選択できます)