日程調整機能の使い方をご紹介します。
日程調整ページとは？
日程調整機能で作成する、ある予定の日程を調整するためのページです。空き時間情報をもとに、複数候補日・時間帯を提示することができます。
日程調整ページを共有された側（調整相手）が、日程調整ページの候補日時の中から希望日時を1つ選択して回答すると、その予定の日時が確定します。
日程調整ページを使うと、組織外の人と日程調整を簡単に行うことができます。
▼ 日程調整ページ例
日程調整ページの作成方法
日程調整ページは、空き時間を探す画面から作成します。
- rakumo カレンダーにアクセスします。
- 任意のタブから、空き時間を探す画面を開きます。
↓
- （任意）予定の参加者がいる場合や設備を利用する場合、空き時間を探す対象に追加します。
↓
- （任意）表示範囲を調整して、日程調整の候補日にしたい最初の日程をカレンダー左端に表示しておきます。
例：4/8 〜 4/14 間を候補日にしたい場合、4/8 を左端に表示します。
- 画面右下の「日程調整を作成...」をクリックします。
- 「日程調整の作成...」をクリックした時に表示していた範囲の平日の空き時間が、候補日程に自動挿入されます。
候補日程を確認し、必要に応じて時間帯や日程を調整します。
↓
- TIPS
- 空き時間を検索する時間帯や時間枠の変更
-
空き時間を検索する時間帯範囲や「何分の予定枠を作成するか」は、「○:○○ 〜 ○:○○ の間で ××分」箇所をクリックして調整できます。
- TIPS
- 候補日程リストに変更を反映する方法
-
「日程調整の作成」サイドパネルを開いた後に人の追加や空き時間を検索する時間の範囲を調整した場合、空き時間情報の更新を候補日程リストに反映させる必要があります。
お手数ですが、変更を反映したい日の「候補日程に追加」をクリックして、変更を反映させてください。
- 調整が終わったら、「作成する...」をクリックします。
- 「日程調整の作成」画面で、予定の情報を入力します。
- TIPS
- 利用設備の仮予定登録
-
「仮予定を登録する」にチェックを入れると、設備カレンダーに対しても仮予定を作ることができます。
仮予定を作成しておくと、日程確定までの間、候補日程となっている時間帯について、この設備を仮押さえでき便利です。- チェックなしの場合でも確定時に設備への予定追加は行いますが、仮押さえがないため、日程調整中に先約が入ってしまい設備を確保できない状況が発生する可能性があります。
- このチェックボックスは、設備カレンダーに対してのみ動作します。このチェックボックスのチェック状況によらず、日程調整の主催者・参加者のカレンダーには仮予定が作成されます。
- TIPS
- 候補日程・予定の長さ・利用設備・参加者の変更
-
この画面では、候補日程・予定の長さ・利用設備・参加者を変更することはできません。
もし、候補日程や予定の長さを変更したくなった場合は、「戻る」ボタンから一つ前の画面に戻って調整してください。
- 入力が終わったら、「作成する」をクリックします。
- 日程調整ページが作成され、 URL が発行されます。
以上で、作成は完了です。
日程調整ページ作成後の流れ
日程調整ページの URL を予定の調整相手へ共有して、日程調整を進めてください。
調整相手が希望日時を選択すると、日程調整完了です。
日程調整の完了時には、日程が確定した旨のメール通知が届きます。
▼ メール通知例
参考情報
- 日程調整中、ユーザーのカレンダーの提示した候補日・時間帯には仮予定が登録されます。日程の確定と同時に予定が更新され不要な仮予定は自動で削除されるため、仮予定の管理の手間は発生しません。
- 日程調整ページ作成後に、候補日程、参加者、設備を変更することはできません。
もし日程調整中に上記の修正が必要となった場合には、一度日程調整を削除して、ご希望の条件で再作成してくださいますようお願いいたします。 - 日程調整作成・管理に関するその他の使い方は、『カレンダーユーザークイックマニュアル』の「組織外の人と日程調整をする」箇所をご参照ください。
マニュアルページ - 調整相手側の日程調整ページでの操作方法については、以下のサポートページをご参照ください。
日程調整の URL を受け取ったら、何をすればいいですか？