rakumo 用設備カテゴリのカスタムオブジェクトに対する「共有設定」 (Salesforce 標準の設定) を変更することで、ユーザーの所属部署（ロール）や公開グループ単位で利用可能な設備カテゴリ・設備を制限できます。
設定すると、利用する設備が異なる複数会社や部署でソーシャルスケジューラーを共用する際に、ユーザーに必要な設備のみを表示させて利便性を高めることができます。
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ご注意
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本設定は、新たに予定に設備を追加したり、新たに設備カレンダーを表示したりすることを制限できる設定となります。
このため、運用途中で本設定を実施する場合、設定後も制限対象ユーザーから以下の操作は可能となる点にご留意ください。- 既に設備を使用している予定については、設定後も設備名を参照したり予定を編集・複製することができます。
- 表示制限対象の設備を含むカスタムグループを作成している場合、引き続き設備カレンダーや予定を表示することができます。
設定後のイメージ
図のように、A社に勤務するユーザーにはA社用の設備カテゴリのみを表示できます。
設定全体の流れ
初期状態では、すべての設備カテゴリがすべてのユーザーに表示される状態となっています。
本設定では、プロファイルと共有設定の値を変更して、ユーザーに公開する設備カテゴリが 0 の状態になるように制限します。
その上で共有ルールを設定して、設備カテゴリへのアクセスを許可するユーザーに対して、個々の設備カテゴリへのアクセス権を付与します。
設定全体の流れは、以下のとおりです。
事前準備
- ユーザーや部署に対して、どの設備カテゴリを表示させたいのか整理する
- 共有ルールの設定用に、ロールや公開グループを整備する
- 必要に応じて、プロファイルを分ける（設備の表示範囲を制限しないユーザーがいる場合）
制限手順
設定方法
事前準備
ユーザーや部署に対して、どの設備カテゴリを表示させたいのかを整理する
どの設備カテゴリをどのユーザー範囲で公開したいのかを整理しておくと、設定がスムーズに行えるためおすすめです。
もし設備カテゴリ内に子カテゴリがある場合は、子カテゴリの情報もあわせて整理しておきましょう。
共有ルールの設定用に、ロールや公開グループを整備する
共有ルールをどのユーザーに適用するかは、ロールまたは公開グループを使用して指定します。
設定を進める前に、表示を許可したい範囲に応じたロールや公開グループをご準備ください。
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例
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A社向けの設備カテゴリの表示を許可するために、A社ユーザーのロール階層を作成する
ロールや公開グループの作成方法詳細については、以下の Salesforce 関連ページをご参照ください。
必要に応じて、プロファイルを分ける（設備の表示範囲を制限しないユーザーがいる場合）
設備カテゴリの表示範囲を制限する設定には、プロファイルの権限の変更が必要となります。
もし Salesforce 組織内に「設備の表示範囲を制限しないユーザー」がいる場合には、以下のご対応をお願いいたします。
- 現存プロファイルをコピーして別プロファイルを作成する
- 表示範囲を制限するユーザーに、コピー作成した 1 のプロファイルを割り当てる
制限手順
実際に制限を設定する手順をご案内いたします。
ご注意
各設定は独立しておりどの順番からでも設定可能ですが、記載と異なる手順で設定した場合、設定の過程でいちど利用者からすべての設備が見えなくなります。
このため、記載の手順に沿って作業を実施していただくことをおすすめいたします。
1. 共有ルールを設定する
「どのロールや公開グループに対して、どの設備カテゴリの表示を許可するか」のルールを定義します。
- Salesforce の設定を開き、[設定] の [クイック検索]欄に [共有設定] と入力して検索し、[共有設定] を選択します。
▼ Lightning Experience の場合
▼ Salesforce Classic の場合
- [共有設定] 画面下部の「rakumo用設備カテゴリ共有ルール」セクションで [新規] をクリックします。
- 以下の内容で共有ルールを作成し、保存します。
※ルールタイプ・条件・共有先は、設備カテゴリの使用状況・設定したい内容にあわせて変更可能です。
- 表示ラベル：任意の文字列（例：「A社用設備の共有」)
- ルール名：任意の英数字列
- ルールタイプ：「条件に基づく」
- 条件：「rakumo用設備カテゴリ名」が「次の文字列と一致する」※、「（共有したい設備カテゴリの名前を入力）」
※ 設備カテゴリが階層化されている場合、「次の文字列で始まる」や「次の文字列を含む」を演算子に指定して、階層化されているカテゴリ名の共通部分を指定することで、下位のカテゴリの設備にもアクセスできるように設定できます。 - 共有先：「ロール＆内部下位ロール」>「（共有したい対象のロール）」
※ 特定のロール配下のユーザーにのみ共有する場合、上記を選択して最上位階層のロールを指定することで、下位階層のロールにも共有ルールが適用されます。 - アクセス権限：「参照のみ」
- 例1
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ロール「A社」とその下位ロールに所属するユーザーが「A社用会議室」カテゴリの設備を使用できるようにするには、以下のようにします。
※ ロール「B社」など、「A社」以外のユーザーには「A社用会議室」カテゴリの設備が表示されなくなります。
- 例2
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特定のカテゴリについてはアクセスを制限せず全てのユーザーに公開する場合、共有先に「公開グループ」> 「すべての内部ユーザー」を指定することで実現できます。
- ダイアログが表示されたら、「OK」をクリックします。
- 1 〜 4 を必要な設備カテゴリ × ロールの数だけ作成します。
上記の画像の設定の場合、ロール「A社」と下位ロールには「A社」から始まる名称の設備カテゴリだけが、ロール「B社」とその下位ロールには「B社」から始まる設備カテゴリだけが表示されます。
2. 組織の共有設定を変更する
「rakumo用設備カテゴリ」のデフォルトの値を「非公開」に変更します。
- Salesforce の設定を開き、[設定] の [クイック検索]欄に [共有設定] と入力して検索し、[共有設定] を選択します。
▼ Lightning Experience の場合
▼ Salesforce Classic の場合
- 「編集」をクリックします。
- 「rakumo用設備カテゴリ」オブジェクトの「デフォルトの内部アクセス権」「デフォルトの外部アクセス権」を 「非公開」 に変更します。
- [保存] をクリックします。
※ 保存後の設定反映は、データ量に応じて時間がかかります（反映が完了するとメールで通知されます）。
3. プロファイルに制限をかける
最後に、表示する設備を制限したい一般ユーザーで使用するプロファイルで、「rakumo設備カテゴリ」の権限を変更します。
組織の共有設定とプロファイルの権限を変更することにより、表示可能範囲を設定したユーザーには、共有ルールでアクセス権を設定した設備のみが表示されるようになります。
- Salesforce の設定を開き、[設定] の [クイック検索]欄に [プロファイル] と入力して検索し、[プロファイル] を選択します。
▼ Lightning Experience の場合
▼ Salesforce Classic の場合
- 対象のプロファイルの編集画面を開きます。
▼ 「拡張プロファイルユーザーインターフェース」が無効の場合
▼ 「拡張プロファイルユーザーインターフェース」が有効の場合
↓
↓
↓
- 「rakumo用設備カテゴリ」の「すべてのレコードの表示」「すべてのレコードの編集」が ON になっている場合は、オフにして、保存します。
※ rakumo用設備についてはONのままでも問題ありません
▼ 「拡張プロファイルユーザーインターフェース」が無効の場合
▼ 「拡張プロファイルユーザーインターフェース」が有効の場合
- 設定対象のプロファイルが複数存在する場合は、プロファイル数分 1 〜 3 の手順を繰り返します。
設定時のご注意点
- 設定の順番により、設定の過程で一度利用者からすべての設備が見えなくなります。回避する場合は、以下のいずれかの手順で行ってください。
- a. プロファイルの権限を外すのを共有ルール作成後に行う（※ 本ページに掲載した手順）
- b. すべての設備カテゴリをすべての内部ユーザーに公開する共有ルールを作成しておき、設定完了後に削除する
- 共有設定の変更はデータ量に応じて反映に時間がかかります。共有設定を非公開にする際、反映が完了するまでのあいだ、設備カテゴリを一時的に閲覧できなくなる場合があります。
- プロファイルでrakumo用設備カテゴリの「すべてのレコードの参照」にチェックが入っている場合、共有設定より優先されます。このため、共有設定と共有ルールによるアクセス制限は有効になりません。設備の表示を制限したい場合は、必ず「すべてのレコードの参照」のチェックを外してください。
- 共有ルールではなく、オブジェクトのレコードごとに手動で「共有」を行うこともできます（データローダーでの一括設定も可能）。
ただし、この場合、「共有設定が非公開→公開に変更された場合」「レコード所有者が変更された場合」に、設定はすべてリセットされますのでご注意ください。
表示制限後の表示例
共有ルールを適用されていないユーザー
ひとつも共有ルールを割り当てられていないため、設備が表示されません。※
共有ルールを適用されたユーザー
共有ルールで共有された設備のみが表示されます。※
管理者権限（またはそれに準ずる権限）を持つユーザー
rakumo用設備カテゴリの「すべてのレコードの参照」にチェックが入っているプロファイルを割り当てられている場合が該当します。
制限の影響を受けないため、すべての設備が表示されます。
※ ただし、運用途中で本設定を実施した場合、設定後も制限対象ユーザーから以下の操作が可能となります。
- 既に設備を使用している予定については、設定後も制限対象の設備名を参照したり予定を編集・複製することができます。
- 表示制限対象の設備を含むカスタムグループを作成している場合、引き続き制限対象の設備カレンダーや予定を表示することができます。